سازمان توسعه و نوسازی معادن و صنایع معدنی ایران (ایمیدرو) عملکرد بهداشت، ایمنی و محیط زیست (HSE) شرکت‌ها و واحدهای تابعه خود را در دوره‌های منظم ارزیابی و ممیزی می‌کند. ژابیز پردا برای این فرایند «سامانه هوشمند ممیزی HSE» را طراحی و پیاده‌سازی کرد؛ سامانه‌ای که کل چرخه را، از خودارزیابی واحدها و تخصیص ممیز تا امتیازدهی، برنامه بهبود عملکرد و گزارش‌های مدیریتی، در یک سامانه تحت وب یکپارچه می‌کند. در این موردکاوی نیازها، راه‌حل و تجربه‌های این پروژه را مرور می‌کنیم.
خلاصه پروژه
| موضوع | شرح |
|---|---|
| کارفرما | سازمان توسعه و نوسازی معادن و صنایع معدنی ایران (ایمیدرو) |
| دامنه | ارزیابی و ممیزی عملکرد HSE شرکت‌ها و واحدهای تابعه، برنامه بهبود عملکرد و گزارش‌گیری مدیریتی |
| کاربران | مدیران هلدینگ، ادمین سامانه، کارشناسان HSE واحدها، سرممیزان و ممیزان |
| نقش ژابیز پردا | تحلیل فرایند، طراحی رابط کاربری، پیاده‌سازی، استقرار، آموزش و پشتیبانی |
| ورود کاربران | رمز یک‌بار مصرف پیامکی یا رمز ثابت، با دسترسی محدود به واحدها و بخش‌های مجاز |
نیازهای کارفرما
ممیزی HSE در یک هلدینگ بزرگ، فرایندی چندمرحله‌ای با بازیگران زیاد است: واحدها خودارزیابی می‌کنند، ممیزان سازمان پاسخ‌ها و مستندات را بررسی و امتیاز می‌دهند، واحدها برای نقاط ضعف برنامه بهبود می‌نویسند و مدیران ارشد باید تصویر کل سازمان را ببینند. نیازهای اصلی کارفرما این‌ها بود:
- یک چک‌لیست و یک روش امتیازدهی برای همه: تا امتیاز واحدهای مختلف و دوره‌های مختلف واقعاً قابل مقایسه باشد.
- مستندات کنار پاسخ: هر پاسخ خودارزیابی باید با شواهدش ثبت شود و ممیز همان‌جا آن را ببیند.
- مدیریت تقویم و تیم ممیزی: تعیین سرممیز و ممیزان هر واحد و بازه زمانی ممیزی، بدون هماهنگی پراکنده.
- پیگیری واقعی اقدامات اصلاحی: برنامه بهبود نباید بعد از ممیزی رها شود؛ پیشرفت آن باید تا تکمیل دیده شود.
- گزارش‌های مدیریتی بدون جمع‌آوری دستی: روند چندساله، رتبه واحدها و نقاط ضعف مشترک باید از همان داده ثبت‌شده به دست بیاید.
راه‌حل: سامانه هوشمند ممیزی HSE
۱. تعریف دوره و تقویم ممیزی
ادمین سامانه سال و دوره ارزیابی، بازه زمانی و بخش‌های چک‌لیست را تعریف می‌کند. واحدهای ارزیابی‌شونده به‌صورت درختی، با شرکت‌ها و واحدهای زیرمجموعه، در سامانه ثبت می‌شوند و تقویم ممیزی فعال برای همه نقش‌ها قابل مشاهده است. سوابق دوره‌های قبلی در آرشیو می‌ماند تا روند چندساله قابل تحلیل باشد.
۲. خودارزیابی واحدها
کارشناس HSE هر واحد پرسش‌نامه خودارزیابی را در بخش‌های ۲۲گانه با فرم‌های پویا تکمیل می‌کند. سوالات بی‌پاسخ هر بخش مشخص است، مستندات به هر پاسخ پیوست می‌شود و پس از تکمیل، خودارزیابی برای تأیید ارسال می‌شود. برای آشنایی با اصول این مرحله، مقاله خودارزیابی HSE را ببینید.
۳. تخصیص ممیز و تقسیم کار
برای هر واحد سرممیز و تیم ممیزی انتخاب و زمان بازدید تعیین می‌شود. نقش هر فرد در تیم ممیزی مشخص است و امکان حضور ممیز در نقش کسب تجربه نیز پیش‌بینی شده است. هر ممیز در پنل خود فهرست شرکت‌هایی را که باید ممیزی کند، با بازه ممیزی، تعداد بخش‌ها و میزان پیشرفت، می‌بیند.
۴. ممیزی و امتیازدهی
ممیز پاسخ‌ها و مستندات هر بخش را بررسی، نظر ثبت و امتیاز را تعیین می‌کند. امتیاز خودارزیابی و امتیاز ممیزی هر بخش کنار هم نمایش داده می‌شود؛ فاصله این دو، خودش یک شاخص مهم است و نشان می‌دهد کدام واحدها خود را واقع‌بینانه ارزیابی می‌کنند. در پایان، امتیاز خام، امتیاز منفی و امتیاز نهایی هر واحد محاسبه و با دوره‌های قبل مقایسه می‌شود.
۵. برنامه بهبود عملکرد
واحد برای نقاط ضعف شناسایی‌شده برنامه بهبود با فعالیت، مسئول و زمان‌بندی می‌نویسد. ادمین برنامه را تأیید یا با ذکر علت رد می‌کند و پیشرفت برنامه‌های تأییدشده تا تکمیل در سامانه پیگیری می‌شود. این همان حلقه‌ای است که در ممیزی‌های کاغذی معمولاً گم می‌شود؛ درباره آن در مقاله مدیریت اقدامات اصلاحی HSE بیشتر نوشته‌ایم.
۶. پیشخوان هر نقش
مدیر هلدینگ، ادمین، کارشناس واحد و ممیز هر کدام پیشخوان مخصوص خود را دارند. کارشناس واحد روند پنج‌ساله عملکرد واحدش، وضعیت برنامه‌های بهبود و مقایسه امتیاز خودارزیابی با ممیزی را می‌بیند؛ مدیر هلدینگ وضعیت کل واحدها، میانگین امتیازها و بیشترین و کمترین امتیاز دوره فعال را.
۷. گزارش‌های مدیریتی و آماری
گزارش‌های سامانه در چهار دسته سازمان‌دهی شده‌اند:
| دسته | نمونه گزارش‌ها |
|---|---|
| آماری | تعداد نیروی انسانی، تعداد مصوبات HSE، تعداد مانورها و ساعات آموزشی واحدها |
| مقایسه‌ای | متوسط امتیاز واحدهای ممیزی‌شده، نتایج کلی تحلیل آماری عملکرد، نتایج حوزه‌های پنج‌گانه در دوره فعال، عملکرد بهداشت واحدهای تابعه |
| تفکیکی | نتایج ممیزی به تفکیک واحد، گزارش تفصیلی عملکرد منفی، گزارش بهبود عملکرد، عملکرد HSE هر واحد، جزئیات عملکرد در هر بخش |
| جامع | نتایج ممیزی عملکرد HSE مدیران، عملکرد کلی مدیران و مجریان، عملکرد واحدهای ممیزی‌شده، گزارش کلی عملکرد منفی واحدها |
علاوه بر گزارش‌های آماده، کاربر می‌تواند برای هر واحد «خلاصه گزارش» بسازد، آن را ویرایش و دانلود کند. بخش آماری سامانه، آمار HSE واحدها را هم‌زمان با ممیزی جمع‌آوری می‌کند؛ بنابراین مدیران برای دیدن شاخص‌هایی مثل ساعات آموزش یا تعداد مانورها به گزارش جداگانه نیاز ندارند. برای انتخاب شاخص‌های مناسب، مقاله شاخص‌های کلیدی عملکرد HSE را ببینید.
۸. دسترسی و امنیت
ورود کاربران با رمز یک‌بار مصرف پیامکی یا رمز ثابت انجام می‌شود. هر کاربر فقط به واحدها و بخش‌های مجاز خود دسترسی دارد و فعالیت‌ها ثبت می‌شوند. سامانه تحت وب است و روی سرورهای خود سازمان قابل نصب است تا داده‌های HSE از شبکه سازمان خارج نشود.
طراحی؛ پایه‌ای برای سامانه‌های بعدی ایمیدرو
رابط کاربری سامانه در فیگما، راست‌به‌چپ و با تقویم شمسی طراحی شد و الگوی آن، شامل رنگ‌ها، قلم، اجزا و چیدمان، بعدها مبنای سامانه‌های دیگری شد که ژابیز پردا برای ایمیدرو ساخت؛ از جمله سامانه جامع آمار تولید ایمیدرو و سامانه رستوران سازمانی. نتیجه برای کاربران سازمان، تجربه یکسان در همه سامانه‌های جدید و آموزش کوتاه‌تر است.
دستاوردها
- کل چرخه ممیزی HSE، از خودارزیابی تا برنامه بهبود، در یک سامانه و با یک داده واحد
- چک‌لیست و روش امتیازدهی یکسان برای همه واحدها و قابل مقایسه در دوره‌های مختلف
- مقایسه خودکار امتیاز خودارزیابی با امتیاز ممیزی در هر بخش
- پیگیری برنامه‌های بهبود تا تکمیل، با تأیید یا رد ادمین
- گزارش‌های آماری، مقایسه‌ای، تفکیکی و جامع از همان داده ثبت‌شده، بدون جمع‌آوری دستی
- سابقه کامل دوره‌های ممیزی برای تحلیل روند چندساله
درس‌هایی برای سازمان‌هایی که ممیزی HSE را سامانه‌ای می‌کنند
- خودارزیابی و ممیزی را روی یک چک‌لیست بسازید. فقط در این صورت فاصله امتیاز خودارزیابی و ممیزی معنا دارد و قابل تحلیل است.
- مستند را کنار پاسخ بخواهید. پاسخ «بله» بدون شاهد، کار ممیز را به بازدید و پیگیری جداگانه می‌کشاند.
- ممیزی را با برنامه بهبود ببندید. ارزش ممیزی در اقدام‌هایی است که بعد از آن انجام می‌شود، نه در عدد امتیاز.
- از اول برای روند چندساله طراحی کنید. ساختار بخش‌ها و امتیازها باید طوری باشد که دوره‌ها با هم قابل مقایسه بمانند.
- آمار HSE را هم‌زمان با ممیزی جمع کنید. یک بار ورود داده برای ممیزی و گزارش آماری، کار واحدها را کم و کیفیت داده را بیشتر می‌کند.
از پروژه تا محصول
تجربه همین پروژه، پایه نسخه قابل عرضه نرم‌افزار ممیزی HSE ژابیز پردا برای سایر هلدینگ‌ها و سازمان‌های صنعتی است. بخش‌ها، سوالات، ضرایب امتیاز و ساختار واحدها قابل تعریف است و سامانه را می‌توان با چک‌لیست ممیزی خود سازمان، الزامات ISO 45001 و ISO 14001 یا دستورالعمل‌های نهاد بالادستی تطبیق داد. برای دیدن نسخه نمایشی با شماره ۰۲۱-۹۱۳۰۲۴۲۷ تماس بگیرید.
پرسش‌های متداول
آیا سامانه ممیزی HSE ایمیدرو برای سازمان‌های دیگر قابل استفاده است؟
بله. نسخه قابل عرضه سامانه بر پایه همین پروژه ساخته شده و چک‌لیست، بخش‌ها، ضرایب امتیاز و ساختار واحدهای هر سازمان در آن تعریف می‌شود.
آیا سامانه برای ممیزی پیمانکاران هم مناسب است؟
بله. هر واحد، شرکت تابعه یا پیمانکار کاربران و پیشخوان خود را دارد و هلدینگ همه را یکجا مقایسه می‌کند. درباره نکات این نوع ممیزی، مقاله ممیزی HSE پیمانکاران را ببینید.
تفاوت امتیاز خام، منفی و نهایی چیست؟
امتیاز خام از ارزیابی بخش‌ها به دست می‌آید و امتیاز منفی موارد عملکرد منفی را جداگانه نشان می‌دهد. امتیاز نهایی با در نظر گرفتن هر دو محاسبه می‌شود و مبنای مقایسه واحدها قرار می‌گیرد؛ نحوه دقیق محاسبه و ضرایب آن در هر سازمان قابل تعریف است.