با شناخت مرسوم ترین عواملی که باعث تاخیر در پروژه های IT می شوند می توان از آن ها اجتناب کرد.

تأخیر در پروژه های IT باعث ایجاد مشکلات سلسله وار می شود.

صرفنظر از اینکه یک پروژه از مدل ساخت iterative یا waterfall استفاده می کند، زمانی که تأخیر در ساخت داشته باشد، به احتمال زیاد از بودجه مشخص شده فراتر می رود. یک تأخیر در پروژه ممکن است به نوبه خود باعث تأخیر در دیگر وظایف متعاقب آن شود و چندین برنامه مدیریت پروژه را بهم بریزد.

از آنجا که طبق برنامه پیش رفتن شاخصی کلیدی عملکرد در هر پروژه IT است، موعدهای سررسید شده به ارزیابی عملکرد کل تیم پروژه آسیب می رساند. این امر موجب ایجاد شک و شبهه در توانایی های مدیر پروژه می شود و به نوبه خود احتمال گرفتن پروژه های آینده را کاهش می دهد.

بنابراین، اتمام پروژه های IT در موعد مقرر حیاتی است و بر دیگر موعدهای پیش رو اثر می گذارد.

5 عاملی مشترکی که مانع از تحویل پروژه در موعد مقرر می شود:

1. عدم برنامه ریزی صحیح
2. تخمین اشتباه
3. ذی نفعان غیرمتعهد
4. عدم توانایی لازم در تکنولوژی
5. الزامات دائماً در حال تغییر

شناخت این عوامل باعث تبحر در استراتژی هایی می شود که از تأخیر و از دست رفتن موعد مقرر جلوگیری می کند.

عدم برنامه ریزی صحیح

هیچ پروژه IT نباید بدون برنامه ریزی صحیح شروع به ساخت کند.

مرحله برنامه ریزی یک بخش حیاتی برای تمام پروژه های نرم افزاری است از آنجاییکه به اعضای تیم امکان می دهد آنچه که باید انجام شود را به درستی پردازش کنند.

یه برنامه قوی:
تعیین تمامی الزامات فنی و تجاری مرتبط با پروژه – تبدیل مایحتاج و الزامات به موارد ساخت و تکامل – طراحی معماری که تیم توسعه استفاده خواهد کرد – تخمین موارد ساخت – اختصاص وظایف به برنامه نویسان متفاوت – تنظیم برنامه ای مشخص و منسجم به همراه موعد و مهلت.

یک مکانیسم نظارت و کنترل پروژۀ دقیق و واضح داشته باشید.

در پروژه های agile، برنامه ریزی در ابتدای هر sprint انجام می شود و از ابزارهای مدیریت پروژه برای ساده سازی هر task استفاده می شود.

بدون این اقدامات برنامه ریزی، یک پروژه IT به راحتی متلاشی می شود. در حقیقت، برنامه ریزی ضعیف پروژه به خاطر نادیده گرفتن ملاحظات مهم یکی از دلایل اصلی شکست پروژه ها است.

پروژه های موفق برای طراحی ساختار و معماری نرم افزار، ایجاد یک طرح کنترل پروژه و حصول اطمینان از اینکه موارد ساخت با الزامات تجاری انطباق دارند، فرصت کافی می دهند. با وجود این عوامل، مدیران پروژه به درستی می توانند تقسیم وظایف کرده و جدول زمانی معقول و پایدار ایجاد کنند.

تخمین اشتباه

به موجب اینکه تخمین، برنامه کل پروژه، از جمله مهلت هر موعد، را تعیین می کند، تخمین بخشی حیاتی در برنامه ریزی پروژه محسوب می شود.

زمانی که تمام موارد مورد نیاز برای ساخت تعیین شد، مدیران پروژه باید بر روی تخمین تمرکز کنند. برای هر مورد، برنامه نویسان باید برای تخمین مدت زمان مورد نیاز برای ساخت هر آیتم به اتفاق نظر برسند. این امر نیازمند این است که برنامه نویسان براساس دانش فنی و تجربه ساخت و توسعه خود بدانند چه میزان کار و تلاش برای هر وظیفه ای لازم است.

این امر کاملاً بدیهی است که موارد مورد نیاز برای ساخت دست کم گرفته شوند، به خصوص زمانی که برنامه نویسان برخی جزئیات مورد نیاز برای تکمیل کار را نادیده بگیرند. تخمین نادرست چالشی ست مرسوم هنگام کار با برنامه نویسان بی تجربه و برنامه نویسانی که برای تخمین تحت فشار قرار می گیرند.

برای اجتناب از تأخیر، باید اطمینان حاصل شود که تخمین صحیح است. اگر مشتری ویژگی می خواهد که تیم شما قبلاً پروژه ای در آن زمینه نداشته، برنامه نویسان باتجربه باید ویژگی ها را با جزئیات آن آزمایش کنند تا مطمئن شوند مشکلات احتمالی مدنظر قرار گرفته اند.

حتی بهترین تخمین ها نیز ممکن است قربانی ریسک و خطرات غیرمنتظره شوند. مدیران پروژه همیشه باید زمان مورد نیاز برای ساخت را بیشتر تخمین بزنند تا مدت زمانی که با اطمینان تخمین زده شده را برای تست کردن استفاده کنند.

ذی نفعان غیرمتعهد

جلب حمایت از ذینفعان پروژه حائز اهمیت است.

برای جلوگیری از دست رفتن مهلت، مدیران پروژه باید چک لیست منظمی ایجاد کنند که مدیران پروژه به واسطۀ آن پیشرفت پروژه را برای انطباق با عملکرد تجاری موردنظر بررسی کنند.

بدون چنین چک لیستی، ذینفعان فقط می توانند محصول نهایی را ببینند. در چنین شرایطی، تغییرات حاصل از انحراف از اهداف تجاری و ساخت، زمان و منابع زیادی برای اصلاح نیاز دارد.

برای جلوگیری از چنین مشکلاتی، سهامداران هر پروژه IT باید به طور واضح و مشخص ایده ها، نظرات و رویکردهای خود را منتقل کنند. بدین منظور باید ملاقات های منظمی با اعضای پروژه برگزار کرد تا آن ها بتوانند پیشرفت پروژه و مشکلات ایجاد شده را مطرح کنند. بنابراین، هر سوءتفاهمی بین برنامه نویسان و ذینفعان به سرعت شناسایی و حل می شوند.

عدم توانایی لازم در تکنولوژی

در هر پروژه IT، تکنولوژی های جدید و ناآشنا ریسک زیادی ایجاد می کند.

هرچند استفاده مداوم از یک مجموعه ثابت از تکنولوژی ها و امتناع از توسعه و گسترش قابلیت ها درست نیست، به کارگیری یک تکنولوژی جدید در یک پروژه بزرگ برای اولین بار عاقلانه نیست.

برنامه نویسان بدون دانستن نحوه حل مسائلی که برای اولین بار هنگام کار با تکنولوژی ها ناآشنا با آن موجه می شوند، امکان یادگیری برایشان فراهم می شود. هنگامی که برنامه نویسان ناچار هستند درباره ویژگی های یک تکنولوژی ناآشنا تحقیق کنند، باید زمان قابل توجهی در جدول زمانی پروژه در نظر گرفته شود. در غیر اینصورت، احتمال اینکه تکنولوژی ناآشنا به موجب مسائل غیره منتظره منجر به تأخیر شوند، زیاد است.

قبل از ساخت یک برنامه برای پروژه ای که نیازمند تکنولوژی های جدید است، زمانی را برای یادگیری تکنولوژی، کشف ویژگی های آن به برنامه نویسان اختصاص دهید. همچنین، تکنولوژی را قبل از اجرای آن در پروژه های تجاری، بر روی پروژه های تمرینی کوچک آزمایش کنید. از این طریق، برنامه نویسان می توانند قبل از شروع یک پروژه، با افزایش توانایی های خود شانس تحویل در موعد مقرر را افزایش می دهند.

الزامات دائماً در حال تغییر

هنگامی که الزامات یک پروژه نرم افزاری دائماً در طول فرایند ساخت تغییر کند، تأخیر به ناچار رخ خواهد داد. موعدها همیشه براساس مفروضات مجموعه الزامات تعیین می شوند، بنابراین تغییر این الزامات نیازمند جابه جایی مهلت ها برای محاسبه تلاش های اضافی برای ساخت است.

تغییرات بسیار زیاد یا تغییراتی که با ارتباطات ضعیف انجام گرفته می تواند منجر به رها کردن پروژه منجر شود.

برای جلوگیری از این اتفاق، استفاده از چارچوبی برای ساخت، یک رویکرد ساده است که مناسب برای الزامات در حال تغییر است. مدیریت پروژه چابک با تقسیم یک پروژه به دوره دو تا یک ماهه (sprint) برای این شرایط مناسب است.

هر sprint، با امکان تعریف یا اصلاح الزامات و قلمرو پروژه در ابتدای هر Sprint، بر روی ارائه بخشی قابل استفاده از محصول تمرکز می کند.

هنگام استفاده از agile framework، بهترین شیوه تخمین، ارتباطات و هماهنگی ذینفعان همچنان قابل استفاده است.

همچنین اگر با شریکی خارجی کار می کنید، باید عامل تفاوت زمانی را هم در برنامه ریزی خود در نظر بگیرید. یک قالب agile امکان ایجاد تغییر در ویژگی هایی که در آینده باید ساخته شوند را می دهند.

تعیین موعد برای موفقیت هر پروژه ای ضروری است

رعایت موعد در پروژه های نرم افزاری به خاطر عواملی که به راحتی باعث تأخیر می شوند، دشوار است.

اجتناب از این تأخیرها نیازمند برنامه ریزی دقیق، تخمین واقعی و ارتباطات عالی بین مدیر پروژه، ذینفعان و تیم برنامه نویس است. با تمرکز بر این عوامل، شما می توانید مانع از تأخیر در ارائه پروژه شوید.

منبع